En uno de nuestros últimos posts hablábamos sobre los Requerimientos de costes que periódicamente suele realizar FUNDAE junto al SEPE. Pues bien, en las últimas semanas, observamos que se han intensificado otro tipo de requerimientos más enfocados al área documental de la formación bonificada.
Estos requerimientos documentales del SEPE también son gestionados desde el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y se centran en comprobar que toda la documentación asociada a cada uno de los expedientes esté correctamente cumplimentada y custodiada.
¿Cuáles son los requerimientos documentales del SEPE más habituales?
En el apartado documental, los requerimientos documentales del SEPE más habituales suelen incluir alguna de las siguientes actuaciones:
- Registros de asistencia, con listados de firmas o registros electrónicos.
- Contratos de encomienda suscritos con formadores/as y empresas colaboradoras.
- Recibís de material didáctico.
- Copia de diplomas o en su caso certificados de asistencia expedidos al alumnado.
- Currículum del docente / tutor/a de la formación.
- Encuestas de satisfacción cumplimentadas por profesores y alumnos/as.
- Comunicación de la formación en tiempo y forma a la RLPT (Si la hubiere).
- Otros documentos requeridos según la convocatoria.
Según los datos oficiales más recientes disponibles (2022), aproximadamente un 80 % de las formaciones requeridas por el SEPE sobre bonificaciones aplicadas resultan conformes. Tras las auditorías o controles realizados por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), tan solo un 20% de requerimientos finalizan en estado “No Conforme”.
Ese mismo informe de FUNDAE aporta además un dato clave sobre los incumplimientos: un 68 % de los casos «no conformes» se deben a cuestiones relacionadas con la calidad de la formación, como fallos en el seguimiento de los alumnos, errores en el control de asistencia, carencias en los cuestionarios de calidad, etc.
¿Cuáles son las Principales causas de “No conformidad”?
Las principales causas de irregularidades detectadas incluyen:
- Incumplimiento del 75 % mínimo de asistencia.
- Ausencia o errores en los cuestionarios de calidad.
- Cambios no notificados en fechas, profesorado, modalidad o lugar.
- Inadecuada documentación del formador o ausencia de encomienda formal.
- Dificultades con la plataforma e‑learning (registro, seguimiento del alumno)
- Incorrecta comunicación de la formación a la Representación Legal de las personas Trabajadores (RLPT).
¿Qué posibles consecuencias pueden implicar estas “No conformidades”?
- Devolución inmediata de las bonificaciones correspondientes.
- Posible imposición de sanciones adicionales y recargos (intereses).
- Inhabilitación temporal de la empresa o entidad para acceder a nuevas bonificaciones
- En casos graves, derivación a la Inspección de Trabajo o publicación en el BOE
¿Qué recomendaciones podemos aplicar para evitar futuras incidencias?
- Comunicar correctamente el inicio, finalización, lugar de impartición, alumnado y formadores con una antelación mínima de 2 días.
- Tras la finalización de una formación, debemos revisar y custodiar las listas de asistencia, cuestionarios, material didáctico, CVs, certificaciones etc.
- Coordinar la formación con la Representación Legal de Trabajadores y generar en tiempo y forma el informe correspondiente que lo certifique.
- Llevar un control exhaustivo y verificación de datos y plataformas: XML inicio, logs de conectividad, etc.
- Establecer buenas prácticas y realizar auditorías internas para detectar y corregir errores antes de una inspección.
En definitiva, gestionar adecuadamente los requerimientos documentales del SEPE es esencial para evitar imprevistos y garantizar la validez de la formación bonificada. Conocer los documentos clave, seguir las buenas prácticas y mantener una organización rigurosa no solo protege a la empresa frente a sanciones, sino que refuerza el compromiso con la calidad formativa. Una formación bien documentada es sinónimo de confianza, profesionalidad y mejora continua.
¿Has recibido una notificación del SEPE sobre un Requerimiento documental o de costes por formación bonificada y no sabes ni por donde empezar?
Ponte en contacto con nosotros y a la mayor brevedad posible contactaremos contigo para ayudarte con todo el proceso del requerimientos documentales del SEPE.
